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hello again 13 Min. Lesezeit

Dein Onboarding bei hello again: In 7 Phasen zur eigenen Kundenbindungs-App

Zwei Mitarbeitende von hello again aus dem Onboarding Team sitzen in einem Büro an einem Schreibtisch vor einem Laptop und besprechen etwas.

Der Vertrag ist unterschrieben, die Vorfreude ist groß. Und dann kommt die Frage: Wie geht es jetzt eigentlich weiter? Wer meldet sich bei dir, was musst du vorbereiten und wann ist deine App im Store?

Genau dafür gibt es das Onboarding bei hello again. Gemeint ist die strukturierte Einführungsphase vom ersten Kennenlernen bis zur fertigen App. Du gehst sie nicht allein, sondern mit einer festen Ansprechperson an deiner Seite. In diesem Artikel zeigen wir dir alle sieben Phasen im Detail. Du erfährst, was in den vier gemeinsamen Terminen passiert und warum der Go-Live mehr ist als ein Klick auf „Veröffentlichen“.

Was bedeutet Onboarding bei hello again?

Onboarding heißt wörtlich „an Bord holen“. Bei hello again beschreibt der Begriff die gesamte Einführungsphase eines neuen Kunden. Sie beginnt nach der Übergabe aus dem Vertrieb und endet mit der Übergabe an das Support- und Customer-Success-Team.

Wichtig ist die Abgrenzung: Hier geht es um dein Onboarding als Unternehmen. Wie du später deine eigenen Kund:innen in der App willkommen heißt, liest du in unserem Artikel zum Onboarding in der Loyalty App.

Das Ziel des Onboardings ist klar umrissen. Am Ende steht nicht nur eine fertige App im Apple App Store und bei Google Play. Am Ende stehst auch du – mit dem Wissen, deine App möglichst unabhängig zu betreiben.

Der Fahrplan im Überblick: 7 Phasen und 4 Termine

Bevor wir in die Details gehen, lohnt sich der Blick aufs Ganze. Die sieben Phasen bauen aufeinander auf. Manche laufen aber auch parallel, etwa die technische Anbindung und der App-Aufbau.

PhaseWas passiertDein BeitragErgebnis
1. Kick-offKennenlernen, Ziele festlegen, Fahrplan abstimmen, fixe Ansprechperson definierenZiele und Projektteam benennenGemeinsamer Fahrplan
2. Technische VorbereitungEntwicklerkonten, Schnittstellen, Datenimport, Prämien- und PunktelogikZugänge, Daten und Entscheidungen liefernTechnisch startklar
3. App-AufbauDas App-Erstellungsteam baut deine AppFeedback zum Design gebenFreigegebenes App-Design
4. Dashboard und Self-ServiceEinschulung in Prämien, Kampagnen, Push, Segmente, Kennzahlen und KITeam einschulen lassenDu arbeitest selbstständig
5. Go-Live-VorbereitungFunktionscheck, Kommunikationsplan, Teamvorbereitung, WillkommensprämieKanäle und Team vorbereitenStartfreigabe im Finalisierungsmeeting
6. Go-LiveVeröffentlichung in beiden Stores, Begleitung, Werbemittel, MitarbeiterfahrplanApp aktiv bewerbenDie App ist live
7. Übergabe und BetreuungStrukturierte Übergabe an Support und Customer SuccessApp laufend nutzen und weiterentwickelnLangfristiger Erfolg

Die vier gemeinsamen Termine

Nach der Übergabe aus dem Vertrieb an das Onboarding-Team gibt es vier feste Termine. Sie geben dem Projekt einen Takt. So weißt du jederzeit, was als Nächstes kommt.

TerminSchwerpunktWannWer dabei sein sollte
1. Kick-offKennenlernen, Ziele, Fahrplan, AnsprechpersonGanz am AnfangEntscheider:in, Projektverantwortliche:r, Marketing
2. Offene Fragen und EntwicklerkontenTechnische Fragen klären, Apple- und Google-Konten finalisierenIn der technischen VorbereitungProjektverantwortliche:r, ggf. IT oder Kassenpartner
3. Dashboard-EinschulungBedienung des Dashboards, Self-Service, KIWenn die App stehtAlle, die später Inhalte und Kampagnen pflegen
4. Erfolgsfaktoren und FinalisierungKommunikation, Willkommensprämie, Go-Live-CheckKurz vor dem Go-LiveProjektverantwortliche:r, Marketing, Filialleitung

Phase 1: Kick-off – persönliches Kennenlernen und gemeinsame Ziele

Jedes gute Projekt beginnt mit einem echten Gespräch. Deshalb startet dein Onboarding mit einem persönlichen Kick-off-Termin. Hier lernen wir dich, dein Unternehmen und deine Kundschaft kennen.

Im Mittelpunkt stehen deine Ziele. Willst du mehr Stammkund:innen gewinnen? Soll die Besuchsfrequenz steigen? Oder möchtest du deine Papier-Stempelkarte ablösen? Je klarer das Ziel, desto passender werden Prämien, Punkte und Kampagnen.

Gemeinsam legen wir außerdem den Fahrplan für das gesamte Onboarding fest. Du weißt danach, welche Schritte anstehen und wann die nächsten Termine sind. Und du bekommst eine fixe Ansprechperson, die dich durch das ganze Onboarding begleitet.

Phase 2: Technische Voraussetzungen und Vorbereitung

Jetzt wird es konkret. In dieser Phase schaffen wir gemeinsam die technischen Grundlagen. Klingt nach viel Technik, ist aber gut machbar. Denn wir unterstützen dich bei jeder Voraussetzung und jeder Schnittstelle.

Apple- und Google-Entwicklerkonten finalisieren

Damit deine App unter deinem Unternehmensnamen in den Stores erscheint, brauchst du je ein Entwicklerkonto. Bei Apple ist das das Apple Developer Program, bei Google die Google Play Console. Beide Konten laufen auf dein Unternehmen.

Die Einrichtung kann etwas dauern, weil Apple und Google dein Unternehmen prüfen. Bei Apple wird dafür meist eine D-U-N-S-Nummer verlangt – eine weltweit eindeutige Kennnummer für Unternehmen. Starte deshalb früh. Im zweiten Termin finalisieren wir die Konten gemeinsam.

Schnittstellen und Integrationen klären

Eine Schnittstelle verbindet zwei Systeme, damit sie Daten austauschen. Für deine App ist vor allem das Kassensystem wichtig. Darüber werden Einkäufe erkannt und Punkte gutgeschrieben. hello again ist mit nahezu allen Kassensystemen kompatibel.

SystemWofür es wichtig istTypische Anbindung
KassensystemEinkäufe erkennen, Punkte buchen, digitale Belege in der AppKassenintegration; für Windows-Kassen mit Internet gibt es eine Plugin-Software, die in rund 10 Minuten installiert ist
Ohne KassenintegrationSchneller Start, Integration kann später folgenKundennummer an der Kasse scannen, digitaler Beleg per Push in die App
OnlineshopOnline-Einkäufe im Treueprogramm berücksichtigenShopify, Shopify Plus, Magento 2, Shopware, WooCommerce oder REST-API
CRMKundendaten zusammenführen, Kundenbeziehungen pflegenSalesforce oder Kundendatenimport
Weitere SystemeAbläufe automatisieren, Daten weitergebenAPI, Webhooks, OAuth 2.0, Zapier

CRM steht übrigens für Customer Relationship Management, also die Verwaltung deiner Kundenbeziehungen. Eine API ist eine Programmierschnittstelle, über die Systeme automatisch miteinander sprechen.

Datenimporte und Kundendaten abstimmen

Viele Unternehmen haben schon Kundendaten, etwa aus einer bestehenden Kundenkarte. Gemeinsam klären wir, ob und welche Daten übernommen werden. Dazu gehört auch die Frage, wie bestehende Punktestände in die App wandern.

Achte dabei auf den Datenschutz. Übernimm nur Daten, die du wirklich brauchst, und kläre die Einwilligungen. Hilfreiche Grundlagen dazu findest du in unserem Artikel zum Datenschutz in Loyalty Apps.

Inhalte, Prämien, Punkte- und Kampagnenlogik definieren

Jetzt geht es ans Herzstück: dein Treueprogramm. Wie viele Punkte gibt es pro Euro? Welche Prämien warten auf deine Kund:innen? Und welche Kampagnen sollen automatisch laufen? Diese Fragen beantworten wir gemeinsam.

BausteinWas du festlegstLeitfrage
PunktelogikPunkte pro Einkauf oder pro EuroIst die erste Prämie in wenigen Wochen erreichbar?
PrämienProdukte, Rabatte oder Erlebnisse als BelohnungWas wünscht sich deine Kundschaft wirklich?
WillkommensprämieGeschenk direkt nach der RegistrierungIst sie sofort einlösbar?
Automatische KampagnenWillkommensnachricht, Geburtstag, Erinnerung bei InaktivitätWelche Anlässe wiederholen sich?
InhalteTexte, Bilder, Filialinfos, AngeboteWas soll man in der App als Erstes sehen?

Zum Abschluss dieser Phase prüfen wir alle technischen Anbindungen gemeinsam. Erst wenn alles sauber läuft, geht es in die nächste Runde.

Phase 3: Gemeinsamer Aufbau deiner App

Parallel zur Technik entsteht deine App. Sie wird vom App-Erstellungsteam von hello again gebaut. Du musst also weder programmieren noch eine Agentur beauftragen.

Grundlage sind deine Marke, deine Farben und deine Inhalte aus dem Kick-off. Sobald ein erster Stand fertig ist, bist du dran: Du gibst Feedback zu Design und Aufbau. Danach finalisieren wir das App-Design gemeinsam.

Phase 4: Dashboard und Self-Service

Eine App ist nur so gut wie die Inhalte, die darin laufen. Deshalb lernst du im dritten Termin das hello again Dashboard kennen. Das Dashboard ist deine Verwaltungsoberfläche im Browser. Von hier aus steuerst du deine App.

Self-Service bedeutet dabei Selbstbedienung: Du pflegst Inhalte selbst, ohne Ticket und ohne Wartezeit. Mehr dazu liest du im Artikel zur Self-Service Loyalty App.

Thema der EinschulungWas du danach kannst
PrämienPrämien anlegen, bearbeiten und saisonal anpassen
Kampagnen und Push-NachrichtenKampagnen erstellen und Push-Nachrichten verschicken – also kurze Mitteilungen direkt aufs Smartphone
KundensegmenteGruppen mit ähnlichem Verhalten bilden und gezielt ansprechen, etwa Neukund:innen oder länger Inaktive
AuswertungenKennzahlen wie Registrierungen, Einlösungen und Kaufverhalten lesen und verstehen
hello again Co-PilotMit der KI im Dashboard arbeiten: Ideen, Textvorschläge und Hilfe beim Kampagnenaufbau

Der hello again Co-Pilot: KI verstehen und nutzen

Viele haben Respekt vor künstlicher Intelligenz. Dabei ist sie im Alltag vor allem eine Starthilfe. Der Co-Pilot schlägt dir zum Beispiel Kampagnen zu saisonalen Anlässen vor. Er liefert Textideen für Push-Nachrichten und hilft beim Aufbau einer Kampagne.

Die Entscheidung bleibt bei dir. Du kennst deine Kundschaft, deine Marge und deinen Ton. Die KI nimmt dir den Anfang ab – nicht das letzte Wort. Das Ziel der Einschulung: Nach dem Onboarding arbeitest du möglichst unabhängig.

Phase 5: Go-Live-Vorbereitung – warum hello again mehr als eine App baut

Jetzt kommt die Phase, die über den Erfolg deiner App entscheidet. Denn eine App im Store ist noch kein Treueprogramm. Erst wenn deine Kund:innen sie kennen, herunterladen und nutzen, entsteht Kundenbindung.

Deshalb bereiten wir den Go-Live – also den offiziellen Start deiner App – gemeinsam vor. Im vierten Termin besprechen wir die Erfolgsfaktoren und finalisieren alles für den Start. Die folgenden Bausteine gehören dazu.

Die App finalisieren und die wichtigsten Funktionen prüfen

Bevor deine App veröffentlicht wird, testen wir die wichtigsten Abläufe. Am besten machst du das wie deine Kund:innen: mit dem eigenen Smartphone, direkt an der Kasse.

FunktionWas geprüft wird
RegistrierungFunktioniert die Anmeldung reibungslos auf iOS und Android?
Punkte sammelnWerden Einkäufe an der Kasse korrekt erkannt und gutgeschrieben?
Prämien einlösenLässt sich die Willkommensprämie sofort einlösen?
Push-NachrichtenKommen Testnachrichten an und sind die Texte korrekt?
InhalteSind Öffnungszeiten, Filialen, Bilder und Texte aktuell?

Die Kommunikation rund um den Start planen

Die beste App bringt nichts, wenn niemand von ihr weiß. Gemeinsam planen wir, wie du deine App bewirbst. Dabei gilt: Je mehr Kanäle zusammenspielen, desto schneller wächst die Zahl der Registrierungen.

KanalWas du konkret tustPraxistipp
POS (Point of Sale, also deine Verkaufsstelle)Aufsteller mit QR-Code an der Kasse, Hinweise im Schaufenster und auf TischenDie Willkommensprämie gehört groß aufs Werbemittel
WebsiteBanner auf der Startseite, eigene Unterseite mit Links zu beiden StoresStore-Links direkt neben den Öffnungszeiten platzieren
Social MediaAnkündigung vor dem Start, Beitrag am Starttag, Story mit Download-LinkZeig die App in Aktion statt nur ein Logo
NewsletterBestandskund:innen über die App und ihre Vorteile informierenEin klarer Vorteil im Betreff wirkt besser als „Neu: unsere App“
Mitarbeiter:innenKund:innen an der Kasse aktiv ansprechenOft der wirksamste Kanal von allen

Einen ausführlichen Zeitplan für die ersten Wochen findest du in unserem Artikel zur Kommunikation beim Programmstart.

Deine Mitarbeitenden vorbereiten

Dein Team ist das Gesicht deiner App. Wenn Mitarbeiter:innen die App kennen und gerne empfehlen, steigen die Registrierungen spürbar. Deshalb gehört die Vorbereitung des Teams fest zum Onboarding.

Hilfreich sind kurze, vorformulierte Sätze für typische Situationen. Sie nehmen die Unsicherheit und klingen trotzdem natürlich.

SituationSo kann dein Team reagieren
Beim Bezahlen„Hast du schon unsere App? Du bekommst gleich ein Willkommensgeschenk.“
„Was bringt mir das?“„Du sammelst bei jedem Einkauf Punkte und bekommst exklusive Angebote.“
„Ich hab gerade keine Zeit.“„Kein Problem, scann einfach den QR-Code. Die Anmeldung geht ganz schnell.“
„Was passiert mit meinen Daten?“„Deine Daten bleiben bei uns und werden nur für das Treueprogramm genutzt.“

Willkommensprämie und erste Kampagnen festlegen

Der erste Eindruck zählt. Deshalb bekommst du von uns Empfehlungen für deine Willkommensprämie und die ersten Kampagnen. Die Zahlen aus dem DACH Loyalty Report 2026 zeigen, warum das so wichtig ist.

Erkenntnis aus dem DACH Loyalty Report 2026DeutschlandÖsterreichWas das für deinen Start bedeutet
Erwarten sofort einlösbare Belohnungen80 %87 %Die Willkommensprämie sollte direkt nach der Registrierung einlösbar sein
Würden von einer physischen Karte auf eine digitale Lösung wechseln73 %74 %Biete Besitzer:innen der alten Karte aktiv den Umstieg an
Wünschen sich mindestens wöchentlich Informationen84 %83 %Plane schon vor dem Start regelmäßige Push-Nachrichten ein
Nehmen für ein Geschäft mit Treueprogramm einen Umweg in Kauf55 %56 %Mach dein Programm am POS und online gut sichtbar

Für die ersten Wochen nach dem Start hat sich ein einfacher Ablauf bewährt. Er sorgt dafür, dass neue Nutzer:innen nicht nach der Registrierung wieder verschwinden.

ZeitraumKampagneZiel
Ab Tag 1Willkommensprämie plus automatische WillkommensnachrichtRegistrierung belohnen, ersten Besuch auslösen
Woche 2Erinnerung an die noch nicht eingelöste WillkommensprämieAus Registrierten aktive Nutzer:innen machen
Woche 3Erste Aktion für alle, etwa doppelte Punkte an einem TagZweiten Besuch anstoßen
Woche 4Erste Auswertung im Dashboard, erste Segmente bildenLernen, was wirkt

Das Finalisierungsmeeting: Ist die App bereit für den Start?

Zum Abschluss der Vorbereitung prüfen wir gemeinsam, ob wirklich alles steht. Diese Checkliste hilft dir dabei.

  • Die App ist fertig und das Design ist freigegeben.
  • Registrierung, Punkte sammeln und Prämie einlösen sind getestet.
  • Die Willkommensprämie ist aktiv und sofort einlösbar.
  • Die ersten Push-Nachrichten und Automatisierungen sind vorbereitet.
  • Werbemittel für POS und digitale Kanäle sind eingeplant.
  • Dein Team kennt die App und weiß, wie es sie empfiehlt.
  • Alle wissen, an wen sie sich nach dem Go-Live wenden.

Erst wenn alle Punkte erfüllt sind, geht es los. Das klingt streng, spart dir aber Ärger am Starttag.

Phase 6: Der Go-Live

Jetzt ist es so weit: Deine App wird im Apple App Store und im Google Play Store veröffentlicht. Beide Stores prüfen neue Apps vor der Freigabe. Diesen Schritt begleiten wir für dich.

Auch rund um den Start bist du nicht allein. Wir begleiten dich während des Go-Live und stellen dir Werbemittel zur Verfügung. Damit kannst du deine App sofort im Geschäft und online bewerben.

Für dein Team bekommst du einen Mitarbeiterfahrplan und ein Handout. Darin steht kompakt, wie die App funktioniert und wie man sie Kund:innen empfiehlt.

Phase 7: Übergabe und langfristige Betreuung

Nach dem Go-Live endet die intensive Onboarding-Phase. Deine App begleiten wir aber weiter. Es folgt eine strukturierte Übergabe an zwei Teams mit unterschiedlichen Aufgaben: Support und Customer Success.

Customer Success bedeutet übersetzt Kundenerfolg. Dieses Team kümmert sich darum, dass deine App langfristig Wirkung zeigt. Der Support hilft dir dagegen bei allen technischen Fragen.

SupportCustomer SuccessKI im Dashboard
WofürTechnische Fragen, Änderungen und StörungenLangfristiger Erfolg, Best Practices, Weiterentwicklung der AppIdeen, Texte und Kampagnenplanung im Alltag
Typische Frage„Eine Push-Nachricht kommt nicht an – woran liegt das?“„Wie bringen wir inaktive Nutzer:innen zurück?“„Was könnte ich zum Muttertag machen?“
Was du bekommstSchnelle Hilfe und LösungenEmpfehlungen für Kampagnen, Push-Nachrichten und neue FunktionenVorschläge, die du übernehmen oder anpassen kannst

Und dann ist da noch die KI. Sie ist kein Ersatz für Menschen, aber eine zusätzliche Unterstützung an deiner Seite. Du bist also auch nach dem Go-Live nicht auf dich allein gestellt.

Wie lange dauert das Onboarding?

Bei zügiger Abstimmung vergehen rund vier bis sechs Wochen bis zum Go-Live. Wie schnell es tatsächlich geht, hängt aber auch von dir ab. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Stellschrauben.

Beschleunigt das OnboardingBremst das Onboarding
Entwicklerkonten bei Apple und Google werden früh beantragtKonten fehlen oder Unterlagen für die Prüfung sind unvollständig
Logo, Bilder und Texte liegen gesammelt bereitInhalte werden erst während des App-Aufbaus zusammengesucht
Eine Person entscheidet über Prämien und DesignLange Abstimmungsrunden mit vielen Beteiligten
Der Kassenpartner ist früh informiertDie Kassenanbindung wird erst kurz vor dem Start geklärt
Feedback kommt gebündelt und zeitnahFeedback kommt in vielen Einzelschritten

Typische Stolpersteine und wie du sie vermeidest

Die meisten Verzögerungen sind keine technischen Probleme. Sie entstehen in der Abstimmung. Diese fünf Stolpersteine sehen wir häufig – und so umgehst du sie.

StolpersteinWoran du ihn erkennstSo vermeidest du ihn
Unklare ZielePrämien und Kampagnen werden immer wieder umgeworfenZiele im Kick-off schriftlich festhalten
Zu komplizierte PunktelogikNiemand im Team kann sie in einem Satz erklärenEinfach starten, später erweitern
Team nicht vorbereitetKund:innen werden an der Kasse nicht angesprochenMitarbeiterfahrplan und Handout vor dem Start besprechen
Keine WillkommensprämieViele Downloads, aber wenig erste EinkäufeEine sofort einlösbare Prämie festlegen
Stille nach dem StartNach der ersten Woche passiert in der App nichts mehrDie ersten vier Wochen Kampagnen vorab planen

Häufige Fragen zum Onboarding bei hello again

Wie lange dauert das Onboarding bei hello again?

Bei zügiger Abstimmung dauert es rund vier bis sechs Wochen bis zum Go-Live. Der Zeitraum umfasst Kick-off, technische Vorbereitung, App-Aufbau, Einschulung und Go-Live-Vorbereitung. Am meisten beeinflusst du das Tempo selbst: durch frühe Entwicklerkonten, schnelles Feedback und bereitliegende Inhalte. Auch die Prüfung durch Apple und Google kann die Dauer etwas verlängern.

Brauche ich eigene Apple- und Google-Entwicklerkonten?

Ja. Deine App erscheint unter deinem Unternehmensnamen im Apple App Store und bei Google Play. Dafür brauchst du ein Konto im Apple Developer Program und eines in der Google Play Console. Beide Anbieter prüfen dein Unternehmen, bei Apple wird dafür meist eine D-U-N-S-Nummer benötigt. Wir unterstützen dich bei der Einrichtung und finalisieren die Konten gemeinsam im zweiten Termin.

Muss mein Kassensystem angebunden sein, bevor die App startet?

Nicht unbedingt. Eine Kassenintegration ist ideal, weil Einkäufe dann automatisch erkannt und Punkte direkt gutgeschrieben werden. Du kannst aber auch ohne Integration starten: Dann wird die Kundennummer an der Kasse gescannt und der digitale Beleg per Push in die App geschickt. Die Integration lässt sich später nachholen. Welcher Weg für dich passt, klären wir in der technischen Vorbereitung.

Wer baut die App und wie viel Mitsprache habe ich?

Die App wird vom App-Erstellungsteam von hello again gebaut. Du musst also weder programmieren noch eine Agentur beauftragen. Grundlage sind deine Marke, deine Farben und deine Inhalte. Sobald ein erster Stand fertig ist, gibst du Feedback. Danach finalisieren wir das Design gemeinsam, bis es zu dir passt.

Was passiert nach dem Go-Live?

Nach dem Go-Live übergibt dich das Onboarding-Team strukturiert an Support und Customer Success. Der Support hilft bei technischen Fragen, Änderungen und Störungen. Customer Success unterstützt dich mit Best Practices für Kampagnen, Push-Nachrichten und die Weiterentwicklung deiner App. Zusätzlich hilft dir die KI im Dashboard jeden Tag bei Ideen und Texten. Du bist also auch nach dem Start nicht auf dich allein gestellt.

Was ist der hello again Co-Pilot?

Der Co-Pilot ist die KI-Unterstützung im hello again Dashboard. Er schlägt dir Kampagnen zu saisonalen Anlässen vor und liefert Textideen für Push-Nachrichten. Außerdem hilft er dir, Kampagnen aufzubauen. Die Entscheidung, was wirklich verschickt wird, bleibt immer bei dir. In der Dashboard-Einschulung lernst du, wie du den Co-Piloten sinnvoll einsetzt.

Wie viel Zeit muss mein Team für das Onboarding einplanen?

Den größten Teil der Arbeit übernimmt das hello again Team, etwa den App-Aufbau und die technische Einrichtung. Auf deiner Seite stehen vor allem die vier gemeinsamen Termine, Entscheidungen zu Prämien und Design sowie Feedback. Dazu kommt die Vorbereitung deines Teams auf den Start. Wer intern eine feste Projektverantwortung benennt, spart am meisten Zeit.

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