hello again 13 min leestijd

Je onboarding bij hello again: In 7 fasen naar je eigen app voor klantenbinding

Twee medewerkers van hello again uit het onboardingteam zitten in een kantoor aan een bureau voor een laptop en bespreken iets.

Het contract is getekend, de voorpret is groot. En dan rijst de vraag: hoe gaat het nu eigenlijk verder? Wie neemt contact met je op, wat moet je voorbereiden en wanneer ligt je app in de Store?

Precies daarvoor is er de onboarding bij hello again. Hiermee bedoelen we de gestructureerde introductiefase, vanaf de eerste kennismaking tot aan de voltooide app. Je doorloopt deze fase niet alleen, maar met een vaste contactpersoon aan je zijde. In dit artikel laten we je alle zeven fasen in detail zien. Je komt te weten wat er tijdens de vier gezamenlijke afspraken gebeurt en waarom de go-live meer is dan alleen een klik op „Publiceren“.

Wat houdt onboarding bij hello again in?

Onboarding betekent letterlijk „aan boord halen“. Bij hello again verwijst de term naar de volledige introductiefase van een nieuwe klant. Deze fase begint na de overdracht door de verkoopafdeling en eindigt met de overdracht aan het support- en customer success-team.

Het is belangrijk om een onderscheid te maken: hier gaat het om jouw onboarding als bedrijf. Hoe je later je eigen klanten in de app verwelkomt, lees je in ons artikel over onboarding in de Loyalty-app.

Het doel van de onboarding is duidelijk omschreven. Het eindresultaat is niet alleen een voltooide app in de Apple App Store en op Google Play. Het eindresultaat ben jij ook – met de kennis om je app zo zelfstandig mogelijk te beheren.

Het stappenplan in een oogopslag: 7 fasen en 4 termijnen

Voordat we op de details ingaan, is het de moeite waard om eerst het totaalbeeld te bekijken. De zeven fasen bouwen op elkaar voort. Sommige lopen echter ook parallel, zoals de technische integratie en de ontwikkeling van de app.

FaseWat gebeurt er?Jouw bijdrageResultaat
1. StartbijeenkomstKennismaken, doelen vaststellen, een stappenplan afstemmen, een vaste contactpersoon aanwijzenDoelstellingen en projectteam benoemenGezamenlijk reisschema
2. Technische voorbereidingOntwikkelaarsaccounts, interfaces, gegevensimport, belonings- en puntensysteemInformatie, gegevens en beslissingen verstrekkenTechnisch helemaal klaar
3. Opbouw van de appHet app-ontwikkelingsteam bouwt jouw appFeedback geven over het ontwerpGoedgekeurd app-ontwerp
4. Dashboard en selfserviceInleiding tot bonussen, campagnes, pushberichten, segmenten, kengetallen en AIHet team laten trainenJe werkt als zelfstandige
5. Voorbereiding van de livegangFunctiecontrole, communicatieplan, teamvoorbereiding, welkomstbonusKanalen en team voorbereidenGoedkeuring voor start tijdens de afrondingsvergadering
6. LivegangPublicatie in beide winkels, begeleiding, promotiemateriaal, dienstrooster voor medewerkersDe app actief promotenDe app is live
7. Overdracht en begeleidingGestructureerde overdracht aan Support en Customer SuccessDe app voortdurend gebruiken en verder ontwikkelenSucces op de lange termijn

De vier gezamenlijke afspraken

Nadat het project door de verkoopafdeling is overgedragen aan het onboardingteam, zijn er vier vaste deadlines. Deze geven het project een vast ritme. Zo weet je altijd wat de volgende stap is.

AfspraakAandachtspuntWanneerWie erbij zou moeten zijn
1. StartbijeenkomstKennismaking, doelstellingen, stappenplan, contactpersoonHelemaal in het beginBeslisser, projectverantwoordelijke, marketing
2. Openstaande vragen en ontwikkelaarsaccountsTechnische vragen oplossen, Apple- en Google-accounts afrondenTijdens de technische voorbereidingProjectverantwoordelijke, eventueel IT- of kassasysteempartner
3. Dashboard-trainingGebruik van het dashboard, selfservice, AIAls de app klaar isIedereen die later de inhoud en campagnes bijhoudt
4. Succesfactoren en afrondingCommunicatie, welkomstbonus, go-live-controleVlak voor de livegangProjectverantwoordelijke, marketing, filiaalmanager

Fase 1: Kick-off – elkaar persoonlijk leren kennen en gezamenlijke doelen vaststellen

Elk goed project begint met een echt gesprek. Daarom begint jouw onboarding met een persoonlijke kick-off-afspraak. Hier leren we jou, je bedrijf en je klanten kennen.

Jouw doelstellingen staan centraal. Wil je meer vaste klanten werven? Moet de bezoekfrequentie omhoog? Of wil je je papieren stempelkaart vervangen? Hoe duidelijker het doel, hoe beter de beloningen, punten en campagnes daarop zijn afgestemd.

Samen stellen we bovendien het stappenplan voor het hele onboardingproces vast. Zo weet je welke stappen er nog moeten worden gezet en wanneer de volgende afspraken zijn. En je krijgt een vaste contactpersoon die je tijdens het hele onboardingproces begeleidt.

Fase 2: Technische vereisten en voorbereiding

Nu wordt het concreet. In deze fase leggen we samen de technische basis. Dat klinkt misschien als veel techniek, maar het is prima te doen. Want wij ondersteunen je bij elke vereiste en elke interface.

Apple- en Google-ontwikkelaarsaccounts afronden

Om ervoor te zorgen dat je app onder de naam van je bedrijf in de app-winkels verschijnt, heb je voor elk platform een ontwikkelaarsaccount nodig. Bij Apple is dat het Apple Developer Program, bij Google de Google Play Console. Beide accounts staan op naam van je bedrijf.

Het aanmaken van de accounts kan even duren, omdat Apple en Google je bedrijf controleren. Bij Apple wordt hiervoor meestal een D-U-N-S-nummer gevraagd – een wereldwijd uniek identificatienummer voor bedrijven. Begin daarom op tijd. Tijdens de tweede afspraak ronden we de accounts samen af.

Interfaces en integraties verduidelijken

Een interface verbindt twee systemen met elkaar, zodat ze gegevens kunnen uitwisselen. Voor jouw app is vooral het kassasysteem belangrijk. Daarmee worden aankopen geregistreerd en punten bijgeschreven. hello again is compatibel met vrijwel alle kassasystemen.

SysteemWaarom het belangrijk isTypische aansluiting
KassasysteemAankopen herkennen, punten bijschrijven, digitale bonnen in de appKassa-integratie; voor Windows-kassa’s met internet is er een plug-in beschikbaar die in ongeveer 10 minuten geïnstalleerd is
Zonder integratie met de zorgverzekeraarSnelle start, integratie kan later volgenKlantnummer scannen bij de kassa, digitaal aankoopbewijs via pushbericht in de app
WebwinkelOnline-aankopen meerekenen in het loyaliteitsprogrammaShopify, Shopify Plus, Magento 2, Shopware, WooCommerce of REST-API
CRMKlantgegevens samenvoegen, klantrelaties onderhoudenSalesforce of het importeren van klantgegevens
Overige systemenProcessen automatiseren, gegevens doorgevenAPI, webhooks, OAuth 2.0, Zapier

CRM staat trouwens voor Customer Relationship Management, oftewel het beheer van je klantrelaties. Een API is een programmeerinterface waarmee systemen automatisch met elkaar communiceren.

Gegevens importeren en klantgegevens afstemmen

Veel bedrijven beschikken al over klantgegevens, bijvoorbeeld via een bestaande klantenkaart. Samen bekijken we of en welke gegevens worden overgenomen. Daarbij hoort ook de vraag hoe bestaande puntensaldi naar de app worden overgezet.

Let daarbij op de gegevensbescherming. Neem alleen gegevens over die je echt nodig hebt en zorg dat je toestemming hebt. Handige basisinformatie hierover vind je in ons artikel over gegevensbescherming in loyaliteitsapps.

Inhoud, bonussen, punten- en campagnelogica definiëren

Nu komen we bij het belangrijkste onderdeel: je loyaliteitsprogramma. Hoeveel punten krijg je per euro? Welke beloningen staan er voor je klanten klaar? En welke campagnes moeten automatisch worden uitgevoerd? Deze vragen gaan we samen beantwoorden.

bouwsteenWat je vastlegtHoofdvraag
PuntlogicaPunten per aankoop of per euroIs de eerste premie binnen enkele weken haalbaar?
PremiesProducten, kortingen of belevenissen als beloningWat willen jouw klanten eigenlijk echt?
WelkomstbonusCadeau direct na de registratieIs deze direct inwisselbaar?
Automatische campagnesWelkomstbericht, verjaardag, herinnering bij inactiviteitWelke gelegenheden komen steeds weer terug?
InhoudTeksten, afbeeldingen, informatie over vestigingen, aanbiedingenWat moet je als eerste zien in de app?

Aan het einde van deze fase controleren we gezamenlijk alle technische koppelingen. Pas als alles soepel verloopt, gaan we door naar de volgende fase.

Fase 3: Gezamenlijke ontwikkeling van je app

Je app wordt parallel aan de technische ontwikkeling gebouwd. Deze wordt ontwikkeld door het app-ontwikkelingsteam van hello again. Je hoeft dus niet zelf te programmeren en ook geen bureau in te schakelen.

Uitgangspunt zijn je merk, je kleuren en je inhoud uit de kick-off. Zodra een eerste versie klaar is, ben jij aan de beurt: jij geeft feedback over het ontwerp en de opbouw. Daarna ronden we het ontwerp van de app samen af.

Fase 4: Dashboard en selfservice

Een app is slechts zo goed als de inhoud die erin wordt weergegeven. Daarom maak je tijdens de derde sessie kennis met het hello again-dashboard. Het dashboard is je beheerinterface in de browser. Van hieruit bestuur je je app.

Self-service betekent in dit geval zelfbediening: je beheert de inhoud zelf, zonder ticket en zonder wachttijd. Meer hierover lees je in het artikel over de Self-Service Loyalty App.

Thema van de eerste schooldagWat je daarna kunt doen
PremiesPremies aanmaken, bewerken en seizoensgebonden aanpassen
Campagnes en pushmeldingenCampagnes opzetten en pushberichten versturen – dat wil zeggen: korte berichten rechtstreeks naar de smartphone
KlantsegmentenGroepen met vergelijkbaar gedrag vormen en deze gericht benaderen, bijvoorbeeld nieuwe klanten of klanten die al langere tijd inactief zijn
AnalysesKerncijfers zoals registraties, inwisselingen en koopgedrag interpreteren en begrijpen
hello again Co-PilotWerken met AI in het dashboard: ideeën, tekstvoorstellen en hulp bij het opzetten van campagnes

De hello again Co-Pilot: AI begrijpen en gebruiken

Veel mensen hebben respect voor kunstmatige intelligentie. Toch is het in het dagelijks leven vooral een hulpmiddel om op gang te komen. De Co-Pilot stelt je bijvoorbeeld campagnes voor bij seizoensgebonden gelegenheden. Hij geeft tekstideeën voor pushberichten en helpt bij het opzetten van een campagne.

De beslissing ligt bij jou. Jij kent je klanten, je marge en je toon. De AI neemt het begin voor zijn rekening – maar niet het laatste woord. Het doel van de training: na de onboarding werk je zo zelfstandig mogelijk.

Fase 5: Voorbereiding op de livegang – waarom hello again meer bouwt dan alleen een app

Nu breekt de fase aan die bepalend is voor het succes van je app. Een app in de store is namelijk nog geen loyaliteitsprogramma. Pas wanneer je klanten de app kennen, downloaden en gebruiken, ontstaat er klantbinding.

Daarom bereiden we de go-live – oftewel de officiële lancering van je app – samen voor. Tijdens de vierde afspraak bespreken we de succesfactoren en ronden we alles af voor de lancering. De volgende onderdelen maken daar deel van uit.

De app afronden en de belangrijkste functies controleren

Voordat je app wordt gepubliceerd, testen we de belangrijkste processen. Je kunt dit het beste doen zoals je klanten dat doen: met je eigen smartphone, direct bij de kassa.

FunctieWat wordt gecontroleerd
RegistratieWerkt het inloggen soepel op iOS en Android?
Punten verzamelenWorden aankopen bij de kassa correct herkend en verwerkt?
Premies inwisselenKan de welkomstbonus meteen worden ingewisseld?
PushberichtenKomen er testberichten binnen en zijn de teksten correct?
InhoudZijn de openingstijden, vestigingen, afbeeldingen en teksten up-to-date?

De communicatie rondom de lancering plannen

Zelfs de beste app heeft geen zin als niemand ervan op de hoogte is. Samen stellen we een plan op om je app te promoten. Daarbij geldt: hoe meer kanalen er op elkaar zijn afgestemd, hoe sneller het aantal registraties toeneemt.

KanaalWat je concreet doetPraktische tip
POS (Point of Sale, oftewel je verkooppunt)Standaards met QR-code bij de kassa, aanwijzingen in de etalage en op tafelsDe welkomstbonus moet prominent op het reclamemateriaal worden vermeld
WebsiteBanner op de startpagina, aparte subpagina met links naar beide winkelsPlaats de links naar de winkels direct naast de openingstijden
Sociale mediaAankondiging voorafgaand aan de start, artikel op de dag van de start, reportage met downloadlinkLaat de app in actie zien in plaats van alleen een logo
NieuwsbriefBestaande klanten informeren over de app en de voordelen ervanEen duidelijk voordeel in het onderwerp werkt beter dan „Nieuw: onze app“
MedewerkersKlanten actief aanspreken bij de kassaVaak het meest effectieve kanaal van allemaal

Een gedetailleerd tijdschema voor de eerste weken vind je in ons artikel over communicatie bij de start van het programma.

Je medewerkers voorbereiden

Je team is het visitekaartje van je app. Als medewerkers de app kennen en deze graag aanbevelen, stijgt het aantal registraties merkbaar. Daarom is de voorbereiding van het team een vast onderdeel van de onboarding.

Korte, kant-en-klare zinnen voor typische situaties zijn handig. Ze nemen de onzekerheid weg en klinken toch natuurlijk.

SituatieZo kan je team reageren
Bij het betalen„Heb je onze app al? Je krijgt zo meteen een welkomstcadeau.“
„Wat levert mij dat op?“„Bij elke aankoop verzamel je punten en ontvang je exclusieve aanbiedingen.“
„Ik heb nu even geen tijd.“„Geen probleem, scan gewoon de QR-code. De registratie is zo gepiept.“
„Wat gebeurt er met mijn gegevens?“„Je gegevens blijven bij ons en worden uitsluitend gebruikt voor het loyaliteitsprogramma.“

Welkomstbonus en eerste campagnes vaststellen

De eerste indruk telt. Daarom krijg je van ons aanbevelingen voor je welkomstbonus en de eerste campagnes. De cijfers uit het DACH Loyalty Report 2026 laten zien waarom dit zo belangrijk is.

Bevinding uit het DACH Loyalty Report 2026DuitslandOostenrijkWat dit voor je start betekent
Verwacht beloningen die je meteen kunt verzilveren80 %87 %De welkomstbonus moet direct na de registratie kunnen worden ingewisseld
Zouden overstappen van een fysieke kaart naar een digitale oplossing73 %74 %Bied eigenaren van de oude kaart actief de overstap aan
Willen ze minstens één keer per week informatie ontvangen?84 %83 %Plan al vóór de start regelmatige pushberichten in
Een omweg maken voor een winkel met een loyaliteitsprogramma55 %56 %Zorg ervoor dat je programma goed zichtbaar is in de winkel en online

Voor de eerste weken na de lancering heeft een eenvoudige werkwijze zijn nut bewezen. Deze zorgt ervoor dat nieuwe gebruikers na hun registratie niet weer verdwijnen.

PeriodeCampagneDoel
Vanaf dag 1Welkomstbonus plus automatisch welkomstberichtRegistratie belonen, eerste bezoek stimuleren
Week 2Herinnering aan de nog niet ingewisselde welkomstbonusVan geregistreerde gebruikers actieve gebruikers maken
Week 3Eerste actie voor iedereen, bijvoorbeeld dubbele punten op een bepaalde dagEen tweede bezoek in gang zetten
Week 4Eerste analyse in het dashboard, eerste segmenten aanmakenLeren wat werkt

De afrondingsvergadering: is de app klaar voor de lancering?

Aan het einde van de voorbereiding controleren we samen of alles echt in orde is. Deze checklist helpt je daarbij.

  • De app is klaar en het ontwerp is goedgekeurd.
  • Registratie, punten verzamelen en de bonus inwisselen zijn getest.
  • De welkomstbonus is actief en kan direct worden ingewisseld.
  • De eerste pushberichten en automatiseringen zijn klaar.
  • Er zijn reclamematerialen voor POS en digitale kanalen gepland.
  • Je team kent de app en weet hoe het deze moet aanbevelen.
  • Iedereen weet bij wie hij of zij na de livegang terecht kan.

Pas als aan alle punten is voldaan, kan het beginnen. Dat klinkt streng, maar het bespaart je een hoop gedoe op de dag van de start.

Fase 6: De livegang

Het is zover: je app wordt gepubliceerd in de Apple App Store en de Google Play Store. Beide stores controleren nieuwe apps voordat ze worden vrijgegeven. Wij begeleiden je bij deze stap.

Ook rond de lancering sta je er niet alleen voor. We begeleiden je tijdens de go-live en stellen je promotiemateriaal ter beschikking. Hiermee kun je je app direct in de winkel en online promoten.

Voor je team ontvang je een stappenplan voor medewerkers en een hand-out. Daarin staat in het kort uitgelegd hoe de app werkt en hoe je deze aan klanten kunt aanbevelen.

Fase 7: Oplevering en begeleiding op de lange termijn

Na de livegang loopt de intensieve onboardingfase ten einde. We blijven je app echter verder begeleiden. Daarna volgt een gestructureerde overdracht aan twee teams met verschillende taken: Support en Customer Success.

Customer Success betekent letterlijk ‘klantsucces’. Dit team zorgt ervoor dat je app op de lange termijn effect sorteert. De supportafdeling helpt je daarentegen bij alle technische vragen.

OndersteuningKlantensuccesAI in het dashboard
WaarvoorTechnische vragen, wijzigingen en storingenSucces op de lange termijn, best practices, verdere ontwikkeling van de appIdeeën, teksten en campagneplanning in het dagelijks leven
Veelgestelde vraag„Een pushbericht komt niet aan – hoe komt dat?“„Hoe kunnen we inactieve gebruikers terugwinnen?“„Wat zou ik voor Moederdag kunnen doen?“
Wat je krijgtSnelle hulp en oplossingenAanbevelingen voor campagnes, pushberichten en nieuwe functiesSuggesties die je kunt overnemen of aanpassen

En dan is er nog de AI. Die is geen vervanging voor mensen, maar een extra steun aan je zijde. Je staat dus ook na de livegang niet er alleen voor.

Hoe lang duurt de onboarding?

Als de afstemming vlot verloopt, duurt het ongeveer vier tot zes weken tot de livegang. Hoe snel het daadwerkelijk gaat, hangt echter ook van jou af. Het volgende overzicht toont de belangrijkste factoren.

Versnelt het onboardingprocesVertraagt het onboardingproces
Ontwikkelaarsaccounts bij Apple en Google worden al vroeg aangevraagdEr ontbreken rekeningen of de documenten voor de controle zijn onvolledig
Het logo, de afbeeldingen en de teksten zijn allemaal bij elkaar verzameldDe inhoud wordt pas tijdens het opbouwen van de app verzameld
Eén persoon beslist over de premies en het ontwerpLange overlegrondes met veel betrokkenen
De zorgverzekeraar wordt tijdig op de hoogte gebrachtDe koppeling met de kassa wordt pas kort voor de start geregeld
Feedback wordt gebundeld en tijdig verstrektFeedback komt in vele afzonderlijke stappen

Veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze kunt vermijden

De meeste vertragingen zijn geen technische problemen. Ze ontstaan bij de afstemming. Deze vijf struikelblokken komen vaak voor – en zo kun je ze omzeilen.

StruikelsteenWaaraan je hem herkentZo kun je hem vermijden
Onduidelijke doelstellingenKortingen en acties worden steeds weer gewijzigdDe doelstellingen tijdens de kick-off schriftelijk vastleggen
Een te ingewikkelde puntentellingNiemand in het team kan het in één zin uitleggenGewoon beginnen, later uitbreiden
Team niet voorbereidKlanten worden bij de kassa niet aangesprokenDe routebeschrijving voor medewerkers en de hand-out voorafgaand aan de start bespreken
Geen welkomstbonusVeel downloads, maar weinig eerste aankopenEen direct inwisselbare bonus vaststellen
Stilte na de startNa de eerste week gebeurt er niets meer in de appDe eerste vier weken van de campagne van tevoren plannen

Veelgestelde vragen over de onboarding bij hello again

Hoe lang duurt het onboardingproces bij hello again?

Bij een vlotte afstemming duurt het ongeveer vier tot zes weken tot de livegang. Deze periode omvat de kick-off, de technische voorbereiding, de ontwikkeling van de app, de training en de voorbereiding op de livegang. Jij hebt zelf de grootste invloed op het tempo: door vroeg ontwikkelaarsaccounts aan te vragen, snelle feedback te geven en inhoud klaar te hebben. Ook de beoordeling door Apple en Google kan de doorlooptijd enigszins verlengen.

Heb ik aparte Apple- en Google-ontwikkelaarsaccounts nodig?

Ja. Je app verschijnt onder je bedrijfsnaam in de Apple App Store en op Google Play. Hiervoor heb je een account nodig bij het Apple Developer Program en bij de Google Play Console. Beide aanbieders controleren je bedrijf; bij Apple is hiervoor meestal een D-U-N-S-nummer nodig. Wij helpen je bij het opzetten en ronden de accounts samen af tijdens de tweede afspraak.

Moet mijn kassasysteem al zijn aangesloten voordat de app start?

Niet per se. Een kassa-integratie is ideaal, omdat aankopen dan automatisch worden herkend en punten direct worden bijgeschreven. Je kunt echter ook zonder integratie beginnen: dan wordt het klantnummer bij de kassa gescand en wordt het digitale aankoopbewijs via een pushbericht naar de app gestuurd. De integratie kan later alsnog worden doorgevoerd. Welke manier voor jou het beste past, bespreken we tijdens de technische voorbereiding.

Wie ontwikkelt de app en hoeveel inspraak heb ik?

De app wordt ontwikkeld door het app-ontwikkelingsteam van hello again. Je hoeft dus niet zelf te programmeren of een bureau in te schakelen. We gaan uit van jouw merk, jouw kleuren en jouw inhoud. Zodra er een eerste versie klaar is, geef je feedback. Daarna werken we het ontwerp samen af, totdat het helemaal naar jouw zin is.

Wat gebeurt er na de livegang?

Na de livegang draagt het onboarding-team je op gestructureerde wijze over aan Support en Customer Success. Support helpt je bij technische vragen, wijzigingen en storingen. Customer Success ondersteunt je met best practices voor campagnes, pushberichten en de verdere ontwikkeling van je app. Daarnaast helpt de AI in het dashboard je elke dag met ideeën en teksten. Je staat dus ook na de lancering niet er alleen voor.

Wat is de hello again Co-Pilot?

De Co-Pilot is de AI-ondersteuning in het hello again-dashboard. Hij stelt je campagnes voor bij seizoensgebonden gelegenheden en geeft tekstideeën voor pushberichten. Daarnaast helpt hij je bij het opzetten van campagnes. De beslissing over wat er daadwerkelijk wordt verstuurd, blijft altijd bij jou. Tijdens de dashboardtraining leer je hoe je de Co-Pilot op een zinvolle manier kunt inzetten.

Hoeveel tijd moet mijn team reserveren voor de onboarding?

Het grootste deel van het werk wordt door het hello again-team gedaan, zoals het opzetten van de app en de technische installatie. Jij bent vooral verantwoordelijk voor de vier gezamenlijke afspraken, beslissingen over beloningen en het ontwerp, en het geven van feedback. Daarnaast moet je je team voorbereiden op de start. Je bespaart de meeste tijd door intern iemand aan te wijzen die de vaste verantwoordelijkheid voor het project op zich neemt.

Wil je jouw klantenbinding naar een hoger niveau tillen?